Komunikacja w zespole personel plus

Napisany przez HPR Group Sp. z o.o. SelectOne Sp.k dnia 2010-08-18 12:40:15. Aktualizowano 2024-04-23 22:57:53

W strategii organizacyjnej coraz częściej podkreśla się przemianę i zwraca uwagę na fakt iż działy HR zaczynają być postrzegane jako istotne elementy całej układanki. Dobrym znakiem jest rosnące zainteresowanie wokół tego tematu.

Komunikacja w zespole personel plus

Powstało wiele publikacji na temat zmiany strategii postrzegania działu HR, jeszcze więcej na temat komunikacji natomiast nie wiele się mówi na temat komunikacyjnej roli działu HR, a szkoda ponieważ w większości firm działy te powstały między innymi po to, aby pełnić taką funkcję i wspierać pozostałe komórki organizacji w prawidłowym przepływie informacji.

W strategii organizacyjnej coraz częściej podkreśla się przemianę i zwraca uwagę na fakt iż działy HR zaczynają być postrzegane jako istotne elementy całej układanki. Dobrym znakiem jest rosnące zainteresowanie wokół tego tematu, jednak daleka jeszcze droga przed wieloma organizacjami do wdrożenia nowych form działania przypisanym komórkom HR ponieważ jak do tej pory zbyt wielu zmian strategicznych na tym polu na razie nie odnotowano. Oczywiście zmiany w sposobie myślenia to proces długofalowy, nawet jeżeli świadomość szefów firm, jest coraz większa w tym obszarze, to aby przyspieszyć tempo przemian potrzebne jest wykazywanie większej inicjatywy ze strony samych działów i osób na stanowiskach odpowiadających za sprawy personalne w firmach. I nie jest to kwestią lub sprawą odbycia kilku szkoleń, ale wprowadzenia wspólnej długofalowej polityki usprawniającej komunikację. Dobra komunikacja w firmie nie zależy tylko od jednego czy dwóch działów, na jej sukces pracuje cała organizacja, a rolą HR jest wyraźne wsparcie i pomoc w tym zakresie.

Jednym z ważnych czynników wpływających bezpośrednio na efektywność i wyniki firmy jest komunikacja wewnętrzna. Gdybyśmy musieli wymienić najistotniejsze elementy przyczyniające się do rozwoju firmy to komunikacja znalazłaby się tuż obok dobrego planu sprzedażowego. Mało kto zdaje sobie sprawę jak wartościowym zasobem każdej organizacji jest doskonale funkcjonująca komunikacja oraz jak wartościowym elementem i zarazem jednym z najtańszych narzędzi sprawnego zarządzania. Warto zatem, aby dział HR stał się spoiwem firmy na której budowana jest swoista komunikacja i który to za jej funkcjonowanie odpowiada lub powinien odpowiadać.

W niektórych firmach tym zagadnieniem zajmuje się dział Public Relations, odpowiadający za PR wewnętrzny, ale ten skoncentrowany jest przede wszystkim na przekazywaniu informacji na zewnątrz dotyczących firmy, wytwarzaniu ważnego pozytywnego wizerunku pracodawcy i komunikujący o przeróżnych ogólnych zmianach zachodzących w firmie. Dział HR natomiast powinien zadbać o komunikację wewnętrzną, skupiającą się na wewnętrznej stronie życia organizacji. Rolą do spełniania w obszarze komunikacji wewnętrznej powinno być  wsparcie komunikacji pomiędzy pracownikami a szefami oraz pomiędzy różnymi działami. Komunikacja w firmie powinna być sprawna na wszystkich płaszczyznach i zawsze obustronna. Trudno dziś wyobrazić sobie jakąkolwiek organizację, nawet te liczące tylko kilku pracowników, w których nie istniałaby żadna forma komunikacji, taka firma nie miałaby szansy bytu, a juz tym bardziej najmniejszej szansy powodzenia. Aby być bardziej przekonującym możemy odnieść się do czasów prehistorycznych, gdzie warunkiem bezpiecznego istnienia oraz przeżycia plemion było wspólne wypracowanie i przestrzeganie zasad. Ale nie tylko te formy życia wymagały współpracy, wiele wspaniałych budowli z czasów starożytności również wymagało od zespołów jasnego porozumienia i komunikowania się na każdym etapie prac. Tylko w ten sposób można było stworzyć rzeczy, które dziś budzą powszechny podziw i szacunek. I to nie tylko ze względu na walory estetyczne czy wizualne, ale właśnie z tego powodu, ze często oprócz sprawnej komunikacji nie było wiele innych narzędzi do wyboru. Dlaczego zatem dziś również w swoich przedsiębiorstwach nie mielibyśmy sięgać po sprawdzone, skuteczne, i jak zostało wspomniane na początku artykułu, jedne z najtańszych metod usprawniających dobre funkcjonowanie firm.

Poniżej zaprezentujemy sytuacje, w których pracownicy działu HR powinni być aktywni, aby zadbać o komunikację i uzyskać podniesienie efektywności organizacji w sytuacji do poszczególnych pracowników firmy.

1. Proces rozpoczęcie współpracy

Dział HR to pierwsza komórka, z którą styczność mają pracownicy. Każdy pracownik bowiem jest przyjmowany na podstawie rozmów wstępnych, rekrutacyjnych prowadzonych przez lub przy udziale osób z działu rekrutacji. Zatem już na etapie wstępnym dział HR poznaje poszczególnych pracowników i komunikuje wiele na temat firmy poprzez sposób prowadzenia rozmów, wygląd, zachowanie i gesty. Z drugiej strony na rozmowie kwalifikacyjnej dowiadujemy się wiele cennych informacji na temat kandydata, które warto wykorzystywać w dalszym etapie pracy i rozwoju pracownika. Już podczas tego pierwszego etapu jakim jest proces rekrutacyjny, pracownicy działu HR mogą w przemyślany sposób dobierać pozostałą część zespołu mając na uwadze właśnie dopasowanie nowego personelu do już istniejącego nie tylko pod kątem wykształcenia, ale również pod kątem cech oraz usposobienia. Jest to o tyle ważne, że osoby, które w swoim otoczeniu czują się dobrze i lubią ze sobą przebywać, komunikują się o wiele sprawniej i chętniej.

2. Proces wdrożenia pracownika

Po zrealizowanym procesie rekrutacyjnym i podjęciu ostatecznej decyzji co do wyboru pracownika, powinniśmy jak najlepiej zadbać o jego efektywne wdrożenie do organizacji. Jest to o tyle ważny etap, że wszelkie działania w tym zakresie znajdą odzwierciedlenie w późniejszych etapach jego pracy i przełożą się na wyniki i efekty pracy. To zadanie, oprócz bezpośredniego przełożonego należy w dużej mierze do pracowników działu HR, którzy wprowadzają nowo zrekrutowanych pracowników w funkcjonowanie firmy i przekazują wszystkie szczegółowe informacje na temat zasad współpracy, organizacji i funkcjonowania w środowisku danej firmy. Proces wdrożenia nowego pracownika powinien dotyczyć również zapoznania ze specyfiką stanowiska, a także służyć określeniu celów rozwojowych. Ten etap jest bardzo ważny dla pracownika i równie ważny dla budowania pozytywnego wizerunku działu oraz firmy, a także już w początkowych etapach uświadamiane jest nowemu pracownikowi jak ważną rolę pełni komunikacja w tej organizacji.. Wchodzący w organizację pracownik powinien otrzymać informacje właśnie na temat zasad komunikacji, kompetencji działu HR, powinien być poinstruowany na temat przebiegu i możliwości rozwoju, osób zajmujących się współpracą z pracownikami przy realizacji projektów rozwojowych a także osób odpowiedzialnych za kwestie formalne współpracy.

3. Proces oceny pracownika

Dział HR samodzielnie lub też przy okazji współpracy z konsultantami zewnętrznymi przygotowuje oceny okresowe, jednak zdarza się, że wcale nie bierze w nich udziału cedując to bezpośrednio na przełożonych osób ocenianych. Biorąc pod uwagę, że jest to jedno z podstawowych narzędzi należących do obszaru HR, to właśnie też dlatego te działy powinny być zaangażowane w omawiany proces. Osoby z działu HR powinny uczestniczyć w ocenach okresowych szczególnie wybranych grup tak, aby zweryfikować przygotowane narzędzia, co więcej zweryfikować umiejętności managerów w tym zakresie. Wielu managerów nie posiada umiejętności prowadzenia oceny okresowej pracownika, wielu z nich podchodzi do tematu bardzo subiektywnie dlatego uczestnictwo osoby z działu HR może zapobiec złym w skutkach wyników ocen. Na tym etapie pojawia się kolejna, nie tylko komunikacyjna ale też mentorska rola działu HR. Managerowie nie tylko powinni być przeszkoleni z zasad prowadzenia ocen okresowych, ale właśnie coachowani i mentorowani w tym zakresie. Praca wspólna ma na celu nie tylko pomóc managerom w wykonywaniu poprawnie ich obowiązków, ale efektywnie wykorzystać narzędzia i doprowadzić do wykorzystaniu potencjału ludzkiego ważnego dla organizacji. System oceny okresowej pracownika jest o tyle ważny, że umożliwia diagnozę potencjału rozwojowego pracownika. Pozwala to na jak najlepsze wykorzystanie jego umiejętności oraz zaplanowania jaki rodzaj ścieżki kariery będzie dla niego pożądany. Ponieważ oceny okresowe pracowników są kwestią nadrzędną w kierowaniu organizacją, dlatego powinny być przygotowywane przez osoby doskonale znające tego rodzaju narzędzia.

4. Proces rozwoju pracownika

Dział HR powinien aktywnie współpracować z poszczególnymi działami, managerami w kwestii rozwoju pracowników czyli w zarządzaniu ich potencjałem. Plany szkoleniowe, ścieżki rozwoju i karier, systemy motywacyjne finansowe i poza finansowe to wszystko spoczywa na dziale HR, nie mniej jednak tworzenie tych działań powinno się odbywać przy współpracy osób zarządzających ponieważ proces ten wymaga wymiany oraz zgromadzenia kluczowych informacji o danym pracowniku. Komunikacja w managerami w zakresie pracowników, zbieranie informacji o rozwoju pracowników, wynikach, sprawdzalności procesów rekrutacyjnych to jedna z ważniejszy ról w procesie tworzenia wielu projektów HR. Managerowi powinni swobodnie móc wypowiedzieć się na temat swoich obserwacji, przekazać informacje na temat zmian w zespole, zweryfikować strukturę organizacyjną i opisy stanowisk, podziały kompetencyjne i zasoby ludzkie. Powinni też mieć aktywną rolę w rozwoju swoich podwładnych poprzez promowanie ich i wyłaniania do awansu, rozwoju itp.

Wiele z tych działań realizowanych jest szczególnie w dużych korporacjach, ale wiele z nich to zastosowanie pewnych mechanizmów, kojarzenie działu
HR jako działu realizującego pewną czynność np. rekrutacje, a nie działu dbającego o poprawę jakości funkcjonowania działu poprzez badanie rzeczywiście odpowiedniego profilu stanowiska i omówienie szczegółowego zakresu obowiązków, kompetencji i zweryfikowanie potencjału ludzkiego znajdującego się już z organizacji. Managerowie nie zawsze mają świadomość możliwości przedyskutowania tego typu rozwiązań z HR, dlatego też sami pracownicy HR powinni wykazywać się inicjatywą i wpływać na poprawę komunikacji z managerami.

5. Proces rozwiązania współpracy

Dział HR odgrywa również bardzo istotną rolę w rozwiązaniu współpracy z pracownikiem i powinien być gwarantem zachowania przez pracownika dobrego wrażenia. Jest to jeden z elementów polityki employer brandingu, ale i również komunikacyjnej roli HR. W miarę możliwości poprawne zakomunikowanie informacji i przedstawienie w budującym świetle informacji o rozwiązaniu umowy może zmienić diametralnie postrzeganie przełożonego, a co za tym dalej idzie organizacji przez osobę odchodzącą z firmy mimo np. wcześniejszych konfliktów.

HR powinien dbać o sprawną komunikację z poszczególnymi pracownikami, oczywiście im większa organizacja tym trudniej osiągnąć taki cel. Nie mniej jednak sprawna komunikacja między działami to już absolutny wymóg.

W tym zakresie dział HR powinien podejmować różne działania zmierzające do poprawy komunikacji w całym przedsiębiorstwie.

1. Spotkania bezpośrednie – managerowie działu HR powinni planować i organizować spotkania indywidualne z poszczególnymi managerami weryfikując ich sytuację zawodową w kwestii implementacji rozwiązań HR w ich działaniach. Spotkania mają służyć zbieraniu informacji, weryfikacji poprawności funkcjonowania, dyskusji na temat nowych obszarów do rozwoju, przedstawianiu nowych koncepcji, sprawdzaniu stanu zatrudnienia, funkcjonowania ścieżek rozwoju, systemów motywacyjnych itp. Takie regularne spotkania powalają na poznanie mocnych i słabych stron danego zespołu, managera i rozwiązań co pozwala na lepsze reagowanie na potrzeby.

2. Spotkania managerów z działem HR – manager działu HR powinien spotykać się z managerami poszczególnych działów i omawiać proponowane rozwiązania z dziedziny zarządzania zasobami ludzkimi. Takie omówienie proponowanych rozwiązań z zespołem, który będzie je wdrażał jest cenne, dla twórcy ale również dla wdrażających, którzy już na etapie projektowania mogą przekazać ciekawe treści i sugestie. Czując się współtwórcami jednocześnie pewnych koncepcji i poznając je w szerszej perspektywie, łatwiej i chętniej podejmą się ich wdrażania. Takie działania przyczyniają się również do lepszego i o wiele bardziej skutecznego motywowania zespołów. Takie spotkania powinny mieć też charakter współpracy. Poznając poprzez spotkania bezpośrednie problemy poszczególnych działów można przełożyć je jako doskonałe casy do rozwiązania przez zespół managerski. Takie wspólne rozwiązywanie problemów pobudza zespół managerski do działania, daje managerom możliwość zaznajomienia się ze specyfiką pracy poszczególnych działów i powoduje usprawnienie komunikacji między działami. W konsekwencji przekłada się to także na polepszeniu relacji międzyludzkich oraz tworzy atmosferę współpracy, gdzie każda komórka tworzy bardzo ważne ogniwo całej organizacji.

3. Szkolenia merytoryczne i praca wspólna z managerami – dział HR wdrażając rozwiązania zarówno organizacyjne jak i zmierzające do rozwoju umiejętności powinien zadbać o jak najlepsze przekazanie wiedzy z tego zakresu. Na szkoleniach tematycznych dla poszczególnych managerów powinna znaleźć się wiedza o konkretnym rozwiązaniu, sposobie wdrożenia tego rozwiązania, wyników w trakcie i po wdrożeniu, informacji o zagrożeniach oraz o korzyściach płynących z wdrożenia danego rozwiązania dla organizacji i dla samego managera. Po przeprowadzonym szkoleniu ważne jest, aby wspierać managerów w bezpośrednim wdrażaniu, ale również w prowadzeniu pracy wspólnie w danym temacie, mentorowanie i coachowanie z danej dziedziny.

4. Rozwiązywanie konfliktów – konflikty w organizacji często prowadzą do dużych strat w zasobach ludzkich, traci się również sporo w oczach obecnych jak i potencjalnych pracowników, co bezpośrednio w bardzo szybkim tempie może przełożyć się na wyniki finansowe przedsiębiorstwa. Na takie sytuacje powinien być przede wszystkim wyczulony dział HR. Wszystkie wcześniejsze narzędzia komunikacyjne służą również do badania sytuacji konfliktowych i dają możliwość przeciwdziałaniu poprzez ułatwiania i poprawę komunikacji miedzy działami, uczestniczenie w rozwiązywaniu sporów w charakterze mediatora, rozjemcy.

Sprawna komunikacja jest wartością dobrze zarządzanej firmy, ale czasami brak jest usankcjonowania tych działań. Dział HR aspirujący do bycia postrzeganym jako strategiczne ogniwo musi szczególnie dbać o tę rolę, wypracować dobre rozwiązania komunikacyjne z innymi departamentami w firmie i pracować nad tym, aby managerowie poszczególnych działów czuli istotę tego zagadnienia. W rękach HR spoczywa bowiem odpowiedzialność za propagowanie trendu sprawnej komunikacji, przedstawianie efektów działań komunikacyjnych, praca z managerami na wdrożeniem spotkań z przełożonymi i dbanie o bezpośrednią komunikację z pracownikami. Usprawniając komunikację usprawniamy procesy, a stąd już nie daleka droga do zmiany postrzegania roli HR. Powodzenia!

Zespół HR

HPR Group Sp. z o.o. SelectOne sp.k.

Tel. 22 616 40 85

szkolenia@selectone.com.pl

www.selectone.com.pl