Ta witryna wykorzystuje pliki cookies by zarządzać sesją użytkownika. Cookies używane są także do monitorowania statystyk strony, oraz zarządzania reklamami.
W kazdej chwili możesz wyłączyć cookies. Wyłączenie ciasteczek może spowodować nieprawidłowe działanie witryny. Więcej w naszej polityce prywatności.

Dodaj szkolenie - zarejestruj się | Odzyskaj hasło

Jak efektywnie zarządzać czasem w pracy?

Napisany przez Malinowski Grzegorz dnia 2021-07-22 09:03:47. Aktualizowano 2021-09-23 00:01:26

Wielu przedsiębiorców żyje w ciągłym niedoczasie, z nadmiarem obowiązków do zrealizowania tu i teraz, gdy wciąż brakuje im czasu na wszystko – od zadań zawodowych, do prywatnych.

Gdy kalendarz wciąż pęcznieje i nie widać szansy na wykonanie wszystkich czynności zaplanowanych na dany dzień, warto zastanowić się nad rozwiązaniami, które zwiększą efektywność zarządzania czasem. Jak lepiej gospodarować czasem w pracy? O czym pamiętać, by odzyskać nieco chwil dla siebie i swoich bliskich, a przy tym skutecznie realizować firmowe zadania? O metodach skutecznej organizacji czasu napiszemy więcej w dalszej części artykułu.

 

Do czego może prowadzić nieefektywne zarządzanie czasem?

Brak dobrej organizacji czasu potrafi być naprawdę katastrofalny w skutkach przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Co może się wydarzyć, jeśli kalendarz pęka w szwach, a realizacja poszczególnych zadań jest na stanowczo zbyt niskim poziomie?

Pierwszym skutkiem jest rosnący stres i nerwowoś

, co przekłada się na jeszcze mniejszą efektywność. Dodatkowo niewykonanie zadań w terminie rodzi konieczność zajęcia się nimi po godzinach, co zwiększa zmęczenie oraz ogranicza czas prywatny, który powinien być poświęcany na pasje lub budowanie relacji z rodziną i przyjaciółmi.

Niewystarczająca efektywność rodzi frustrację i złość oraz przekłada się na gorsze wyniki przedsiębiorstwa, a to z kolei sprawia, że zarabia się mniej oraz traci się zaufanie w oczach klientów, zwłaszcza gdy nie realizuje się terminowo zleceń.

W najgorszym razie niewłaściwe zarządzanie czasem przynosi problemy zdrowotne. Przyczynia się do tego rosnący stres, napięcie nerwowe i chroniczne przemęczenie.

Dobre planowanie czasu powinno zatem wejść w nawyk – dla dobra firmy oraz naszego zdrowia.

 

Co zrobić, by lepiej zarządzać czasem?

Czy da się lepiej zarządzać czasem w pracy? Jak najbardziej jest to możliwe. Optymalizacja wymaga jednak samodyscypliny oraz zmiany dotychczasowego podejścia. Sporo na ten temat można przeczytać na: AdrianKolodziej.pl/blog.

Jak podejść do tematu, żeby działać skutecznie, rozwijać biznes oraz mieć czas na życie prywatne? Poniżej przedstawimy kilka praktycznych wskazówek.

 

Audyt czynności wykonywanych w pracy

Żeby poradzić sobie z problemem, najpierw należy dobrze poznać jego źródło. Podstawą do poprawy efektywności w pracy jest zrozumienie, na czym tak naprawdę upływają kolejne godziny, teoretycznie wypełnione obowiązkami.

By to zrobić, nie potrzeba rozbudowanych narzędzi. Na początek wystarczy świadome kontrolowanie tego, co się robi na przykład przez tydzień i wynotowywanie wszystkich czynności. Pozwala to przygotować listę do późniejszej optymalizacji.

 

 

 

Ustalanie priorytetów w codziennej pracy

Zapisanie wszystkiego, czym na co dzień zajmujemy się w pracy, czarno na białym pokazuje, ile czasu tak naprawdę spędzamy produktywnie.

Kolejnym krokiem jest ustalenie priorytetów. Jak to zrobić? Najlepiej podzielić wszystkie czynności uwzględnione na liście na:

  • pilne i ważne,

  • niepilne, ale ważne,

  • pilne, ale nieważne,

  • niepilne i nieważne.

Optymalizacja powinna polegać na skupieniu się na dwóch pierwszych kategoriach. W pierwszym przypadku trzeba zająć się zadaniami jak najszybciej. W drugim warto zaplanować je długoterminowo, uwzględniając w kalendarzu wszystkie kluczowe etapy pracy.

Trzecia kategoria to zadania, które najlepiej zmarginalizować lub oddelegować innym pracownikom. Ostatnią zdecydowanie należy całkowicie wykreślić z codziennego grafiku.

 

Budowanie dobrego planu dnia

Gdy już ma się świadomość, które zadania są istotne, można przystąpić do budowania dziennego planu pracy. Najlepiej przygotować go dzień wcześniej, tuż przed wyjściem do domu. Usprawnia to wejście w poranne obowiązki oraz sprawia, że nie traci się czasu na zastanawianie się, czym najlepiej zająć się na początku.

Dobrym pomysłem jest zbudowanie bloków zadaniowych, obejmujących czynności podobnego typu. Można na przykład zaplanować sobie przedział czasowy na odpowiadanie na maile lub przygotowywanie ofert dla klientów. Pozwala to zminimalizować ciągłe rozpraszanie się na rozmaite czynności.

 

Nauka odpoczywania

W końcu nie można zapominać o tym, że dobrze zaplanowany dzień pracy musi uwzględniać również przerwy na wypoczynek. Chwilowe oderwanie się od obowiązków, na przykład po zrealizowaniu dużego bloku zadań, pomaga oczyścić umysł, uspokoić nerwy oraz zebrać siłę do dalszego działania. A to wpływa korzystnie na wzrost efektywności.

 

Efektywniejsza organizacja pracy

Nikt nie jest doskonały. Nie oznacza to jednak, że nie można stać się lepszą wersją samego siebie. Dotyczy to również organizacji dnia. Efektywniejsze zarządzanie czasem w pracy przekłada się na lepsze wyniki zawodowe, większą satysfakcję z pracy, a także na poprawę komfortu w sferze prywatnej. Dzięki temu żyje się pełnią życia na własnych zasadach, a nie w ciągłym niedoczasie.

Społecznościowe

Uważasz, że artykuł jest ciekawy? Daj go poznać innym!

Kategorie szkoleń

Typy szkoleń: Zapisz się na newsletter. Napisz jakiego szkolenia szukasz - Rynek szkoleń

Współpraca

AVENHANSEN Szkolenia AVENHANSEN
 Akademia MDDP

Dołącz do nas



Jak efektywnie zarządzać czasem w pracy? - Szkolenia, kursy, ciekawe artykuły na temat szkoleń. Informacje binzesowe oraz na temat podnoszenia swojej wiedzy.

© 2010 - 2021 Aplit.pl Wszelkie prawa zastrzeżone.